Documents obligatoires tournage : le kit de survie légal pour filmer sans risque (5 documents incontournables)

La convention de tournage : votre bouclier juridique contre les litiges imprévus

La convention de tournage n'est pas une simple formalité administrative. C'est le contrat fondateur qui formalise légalement l'utilisation d'un lieu pour une production audiovisuelle. Selon les dernières conventions-types municipales analysées pour 2026, ce document définit la relation entre le propriétaire (ou la mairie) et votre société de production, établissant des conditions d'utilisation, une durée, un périmètre et des obligations mutuelles claires. Son rôle est de protéger les deux parties en clarifiant les droits sur le bien et son image.

Pour qu'elle serve de véritable bouclier, votre convention doit impérativement inclure ces clauses obligatoires :

• Description et périmètre du projet : L'œuvre audiovisuelle (film, pub, série) et les lieux de tournage exacts.
• Calendrier précis : Dates, heures d'arrivée et de départ, incluant montage et restitution.
• Cession du droit à l'image du lieu : Autorisation explicite de reproduire et représenter le lieu dans l'œuvre finale.
• Obligation d'assurance : Présentation de l'attestation RC avant toute autorisation.
• État des lieux contradictoire : Réalisé à l'entrée et à la sortie.
• Obligations de remise en état : Engagement à retirer tout matériel, décor et accessoire à vos frais.

En structurant ainsi votre convention, vous transformez une autorisation en un outil stratégique de gestion des risques, créant un cadre sécurisé pour la créativité et évitant les litiges coûteux sur la durée, les dégâts ou l'exploitation de l'image.

3 modèles de documents à personnaliser d'urgence pour votre dossier de tournage

Au-delà de la convention principale, trois documents opérationnels structurent votre dossier et accélèrent les autorisations. Leur préparation anticipée est la clé d'un démarrage de tournage fluide.

1. La Demande d'Autorisation de Tournage (formulaire municipal)

C'est le formulaire standardisé que vous remettez au bureau des tournages de la mairie. D'après l'exemple de la ville de Levallois, il doit systématiquement inclure :

• Une note d'intention du réalisateur et un synopsis.
• Des extraits du scénario concernant le lieu.
• Le planning complet : jours de tournage, heures d'arrivée et de départ de l'équipe.
• Les besoins techniques précis (éclairage, générateur, stationnement).
• Les coordonnées de l'interlocuteur privilégié de la production.

2. La Lettre d'Information aux Riverains

Bien que non uniformisée par la loi, cette notification est exigée par la plupart des municipalités. Selon les pratiques observées, envoyez-la au minimum 48h à 1 semaine avant le tournage. Personnalisez un modèle incluant :

• La nature du projet et les dates de tournage.
• La durée prévue des opérations (installation, tournage, démontage).
• Les éventuelles perturbations attendues (bruit, circulation, occupation d'espaces).
• Les coordonnées de votre responsable de liaison sur le terrain.

3. Le Rapport d'État des Lieux

Ce document obligatoire est votre preuve ultime. Préparez un modèle structuré pour les constats d'entrée et de sortie, comprenant :

• Une partie pour les photos ou vidéos datées et légendées.
• Une description écrite détaillée de l'état des surfaces, des équipements et des accès.
• Des lignes pour les signatures du propriétaire/gérant et de votre représentant.
• Un espace pour noter les éventuels désordres préexistants.

En ayant ces trois modèles prêts à être personnalisés, vous gagnez un temps précieux et démontrez un professionnalisme qui rassure les autorités et les propriétaires, facilitant l'obtention des signatures critiques.

Délais de notification : l'erreur de timing qui peut tout annuler

Le respect des délais de notification est une condition suspensive. Une erreur de calendrier entraîne le rejet pur et simple de votre dossier. Deux échéances sont à verrouiller impérativement.

Notification à la police municipale : le délai impératif de 3 jours ouvrés

Les conventions municipales officielles, comme celle référencée, stipulent que la préfecture de police doit être informée au moins 3 jours ouvrés avant le premier jour de tournage. Ce délai inclut la fourniture de l'attestation d'assurance responsabilité civile. L'absence de ce document dans le délai entraîne la suspension automatique de l'autorisation. Ne faites pas l'erreur de compter en jours calendaires.

Information des riverains : la règle de bon sens à 48h-1 semaine

Si la loi ne fixe pas de délai universel, la pratique professionnelle établie recommande une notification entre 48 heures et une semaine à l'avance. Ce timing permet aux résidents et commerçants de s'organiser face aux perturbations (stationnement, bruit, accès). Pour un tournage de grande ampleur ou de longue durée, visez la fourchette haute. Un courrier distribué trop tard est souvent perçu comme un manque de considération et peut générer des réclamations hostiles auprès de la mairie.

En maîtrisant ces deux temporalités distinctes, vous évitez le risque majeur de voir votre projet annulé pour un simple vice de procédure, préservant ainsi des investissements logistiques et financiers parfois déjà engagés.

L'état des lieux : la preuve ultime pour éviter les conflits financiers

L'état des lieux contradictoire est le document qui matérialise votre engagement à restituer le site dans son état initial. Sans lui, toute réclamation pour dégâts se transforme en conflit subjectif et potentiellement coûteux. Son exécution rigoureuse en deux temps est non négociable.

Le constat d'entrée : votre référence incontestable

Avant toute installation, réalisez un inventaire exhaustif avec le propriétaire ou son représentant. Cette étape doit inclure :

• Une documentation photographique et vidéo exhaustive de tous les espaces utilisés (sols, murs, plafonds, équipements fixes).
• Une description écrite détaillée notant tout désordre, usure ou fragilité préexistante.
• La signature conjointe et la date sur le rapport, qui fait foi.

Le constat de sortie : la clé pour récupérer votre caution

À la fin des opérations de remise en état, refaites le parcours avec le même interlocuteur. Comparez systématiquement l'état constaté avec le rapport d'entrée. Cette comparaison objective détermine la responsabilité financière en cas de nouveau dommage et conditionne le remboursement intégral de votre dépôt de garantie, le cas échéant.

En érigeant cet état des lieux en preuve ultime, vous neutralisez à la source le principal motif de litige post-tournage et protégeez votre trésorerie contre des réclamations abusives ou exagérées.

Assurance responsabilité civile : le document sans lequel aucune autorisation n'est délivrée

L'attestation d'assurance responsabilité civile tournage est le sésame sans équivalent. Aucune mairie, aucun propriétaire institutionnel ne signera de convention en son absence. Elle constitue la garantie financière de votre engagement.

Les exigences standard pour 2026, telles que formalisées dans les conventions municipales, sont précises :

• Un montant de couverture minimum compris entre 1 et 5 millions d'euros, selon l'envergure du projet et la sensibilité du lieu.
• Une étendue de garantie couvrant les dommages corporels, matériels et la responsabilité civile envers les tiers.
• Une clause de garantie explicite envers la collectivité pour tous les actes liés à la réalisation du film.

L'absence de cette attestation dans les délais (généralement joints à la notification police à J-3) suspend immédiatement la procédure d'autorisation. Vérifiez aussi que votre police couvre bien la période de montage/démontage, souvent plus longue que les jours de tournage proprement dits. Ce document n'est pas une option ; c'est la condition sine qua non qui transforme votre projet en réalité légale.

Droit à l'image : le piège juridique invisible (même pour les lieux)

Le droit à l'image ne concerne pas que les personnes. En droit français, un lieu identifiable et privé bénéficie d'une protection similaire. Votre convention de tournage doit donc impérativement inclure une cession écrite et explicite du droit à l'image du lieu pour l'œuvre et ses supports de promotion. Sans cette clause, le propriétaire pourrait s'opposer à la diffusion, même après la fin du tournage.